HAI GUYS. . .
Apa
kabar ? Semoga semuanya sehat-sehat aja yaa. Well, pagi ini aku bakal
ngasih informasi penting buat kalian semua tentang SEKRETARIS. Nah
pastinya teman-teman bertanya tanya dong yaa.. Kok aku bisa bisanya
nulis tentang seorang sekretaris padahal kan aku jurusan psikologi sekarang.
Hehehehe... Sebelum ke topik utama aku bakal curhat sedikit nihh tentang
diri aku dan apa yang kulalui selama bersekolah.
Nah,
dulunya aku itu anak SMK dan jurusan yang kuambil yaitu administrasi
perkantoran dan sangat berhubungan sama dunia kerja khususnya di kantoran & sekretaris. Nah
selama 3 tahun, aku diajarin nih gimana jadi seorang sekretaris
profesional mulai dari pelajaran tentang ilmu yang harus diterapkan
nanti kayak misalnya surat-menyurat, peralatan kantor samapi sarana dan prasarana nya dan gimana cara nya untuk tampil
cantik dan elegan layaknya seorang sekretaris di dunia kerja.
Hehehehe... setelah tamat dari SMK, aku nerusin sekolah aku ke perguruan
tinggi. Pertama aku coba SNMPTN tapi aku gak lolos sedih bangeeedd..
nah setelah itu aku nyoba SBMPTN sampe aku bela belain les & bimbel
tetep juga gak masuk. Aku juga tes di POLMED tapi lagi-lagi aku gak
diterima dan bahkan cadangan pun gak masuk.. so sad. Disitu aku merasa
kalo aku adalah orang paling bodoh didunia ini loh guys :-(
Nah,
ternyata Tuhan berkata lain . Untungnya masih ada 1 lagi tes yaitu
jalur undangan atau orang-orang sering bilang UMB-PT. Aku coba mendaftar
dan ngikutin serangkaian tesnya. Aku sih gak yakin bisa masuk. Apalagi
soal-soalnya hampir sama sulitnya dengan SBMPTN. Pilihan pertama aku
pilih psikologi karna aku pikir passing grade nya cukup cocok buat
pilihan ke dua dan ke tiga ku nanti. Pilihan kedua ku yaitu Administrasi
bisnis karna hampir sama dengan jurusanku di SMK, dan yang terakhir aku
ngambil kesejahteraan sosial. Ternyata ohh ternyata aku masuk pilihan
pertama aku yaitu Psikologi USU. Yeeeeeeeyyyyy.... akhirnya setelah 3
kali berjuang baru ke empat kalinya lolos. hehehehe... jadi buat
teman-teman semua yang sekarang duduk di bangku SMA/SMK khususnya yang
udah kelas 3, aku berharap kalian makin semangat lagi kedepan nya.
Apalagi beban kalian udah dikurangin. UN udah gak penentu lulus tidaknya
seseorang. Jadi kalian gak perlu takut dan harus lebih semangat lagi
belajarnya yaa hehehe.. Oke
guys langsung aja yaa kita masuk ketopik utama kita yaitu tentang
apa-apa saja syarat seorang sekretaris dan tugasnya selama di kantor.
And Remember... I;m not copy paste from other blog.
Menurut
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi
seorang pejabat penting atau organisasi.
Sekretaris
adalah seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai
tangan kanan/membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan
pimpinan. Istilah
sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari
bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya
rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia,
khususnya pimpinan suatu organisasi.
Tugas
seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
- Tugas-tugas
Rutin
- Tugas-tugas Khusus
- Tugas-tugas Istimewa
- Tugas-tugas Resepsionis
- Tugas Keuangan
- Tugas Sosial
- Tugas Insidental
- Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
TUGAS POKOK SEKRETARIS :
- Membantu pimpinan
- Menyiapkan agenda rapat
- Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
- Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
- Dan lain sebagainya
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi
2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer
karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang
memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris
untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal,
sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan
lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk
membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian
ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi
diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan
pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi,
kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti
bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat
kepada status kepegawaiannya.
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah,
berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga
image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu
perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan
aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan
posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi,
stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon,
menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/
1.
Syarat Kepribadian
Tidak
banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun
kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus
bersikap mawas diri
b. Bersikap
ramah
c. Sabar
d.
Simpatik
e.
Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat
dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat
bijaksana terhadap orang lain
i.
Memiliki ingatan yang baik
j.
Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2.
Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan
ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a.
Syarat pengetahuan umum
Seorang
sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1.
Menguasai dan memahami bahasa Indonesia
dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing
secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2.
Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3.
Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b.
Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan,
begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka
sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat
keahlian
Setiap
sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a.
Mampu menyusun laporan
b.
Mampu berkorespondensi
c.
Mampu menggunakan bahasa Indonesia
dan bahasa Asing
lainnya
d.
Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik
berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis
cepat dengan steno
g.
Teknik mengetik surat
4. Syarat Praktik
Sebelum
seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai
pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba
menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai
resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.