SEKRETARIS

HAI GUYS. . .

Apa kabar ? Semoga semuanya sehat-sehat aja yaa. Well, pagi ini aku bakal ngasih informasi penting buat kalian semua tentang SEKRETARIS. Nah pastinya teman-teman bertanya tanya dong yaa.. Kok aku bisa bisanya nulis tentang seorang sekretaris padahal kan aku jurusan psikologi sekarang. Hehehehe... Sebelum ke topik utama aku bakal curhat sedikit nihh tentang diri aku dan apa yang kulalui selama bersekolah.

Nah, dulunya aku itu anak SMK dan jurusan yang kuambil yaitu administrasi perkantoran dan sangat berhubungan sama dunia kerja khususnya di kantoran & sekretaris. Nah selama 3 tahun, aku diajarin nih gimana jadi seorang sekretaris profesional mulai dari pelajaran tentang ilmu yang harus diterapkan nanti kayak misalnya surat-menyurat, peralatan kantor samapi sarana dan prasarana nya dan gimana cara nya untuk tampil cantik dan elegan layaknya seorang sekretaris di dunia kerja. Hehehehe... setelah tamat dari SMK, aku nerusin sekolah aku ke perguruan tinggi. Pertama aku coba SNMPTN tapi aku gak lolos sedih bangeeedd.. nah setelah itu aku nyoba SBMPTN sampe aku bela belain les & bimbel tetep juga gak masuk. Aku juga tes di POLMED tapi lagi-lagi aku gak diterima dan bahkan cadangan pun gak masuk.. so sad. Disitu aku merasa kalo aku adalah orang paling bodoh didunia ini loh guys :-(

Nah, ternyata Tuhan berkata lain . Untungnya masih ada 1 lagi tes yaitu jalur undangan atau orang-orang sering bilang UMB-PT. Aku coba mendaftar dan ngikutin serangkaian tesnya. Aku sih gak yakin bisa masuk. Apalagi soal-soalnya hampir sama sulitnya dengan SBMPTN. Pilihan pertama aku pilih psikologi karna aku pikir passing grade nya cukup cocok buat pilihan ke dua dan ke tiga ku nanti. Pilihan kedua ku yaitu Administrasi bisnis karna hampir sama dengan jurusanku di SMK, dan yang terakhir aku ngambil kesejahteraan sosial. Ternyata ohh ternyata aku masuk pilihan pertama aku yaitu Psikologi USU. Yeeeeeeeyyyyy.... akhirnya setelah 3 kali berjuang baru ke empat kalinya lolos. hehehehe... jadi buat teman-teman semua yang sekarang duduk di bangku SMA/SMK khususnya yang udah kelas 3, aku berharap kalian makin semangat lagi kedepan nya. Apalagi beban kalian udah dikurangin. UN udah gak penentu lulus tidaknya seseorang. Jadi kalian gak perlu takut dan harus lebih semangat lagi belajarnya yaa hehehe.. Oke guys langsung aja yaa kita masuk ketopik utama kita yaitu tentang apa-apa saja syarat seorang sekretaris dan tugasnya selama di kantor. And Remember... I;m not copy paste from other blog.

Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Sekretaris adalah seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan. Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
- Tugas-tugas Rutin
- Tugas-tugas Khusus
- Tugas-tugas Istimewa
- Tugas-tugas Resepsionis
- Tugas Keuangan
- Tugas Sosial
- Tugas Insidental
- Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
TUGAS POKOK SEKRETARIS :
- Membantu pimpinan
- Menyiapkan agenda rapat
- Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
- Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
- Dan lain sebagainya

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

2. Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa Asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat Praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

Oke guys, sekian dulu tentang sekretaris yahh.. untuk selanjutnya aku bakal ngepost hal-hal penting lainnya. Well di bawah ini aku bakal kasi tunjuk foto aku sama temen temen aku setelah ujian kompetensi sekretaris (aku yang ditengah dan paling cantik hahaha). See you 😀😢